Hệ thống E-Office được Ban Công nghệ Thông tin (CNTT) khởi động từ Quý IV/2020 và dự kiến từ tháng 6/2021 sẽ được triển khai. Đây được coi là sự vươn mình mạnh mẽ về mặt công nghệ của Alphanam Group khi chuyển đổi các quy trình, tài liệu và các giấy tờ khác thành dạng kỹ thuật số, một quá trình được gọi là số hóa môi trường làm việc.
VỚI E-OFFICE, ALPHANAM TRỞ THÀNH “VĂN PHÒNG KHÔNG GIẤY”
Chuyển đổi số là một xu hướng, nhưng cũng là sự sống còn với các doanh nghiệp, đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô lớn và trải qua quá trình phát triển lâu dài như Alphanam Group. Với những bộ máy hoạt động theo cách thức cũ, ứng dụng chuyển đổi số là điều rất cần thiết để thay đổi thói quen của người lao động.
Hiện nay, chúng ta thường sử dụng các phương pháp thủ công để xử lý các công việc liên quan đến tờ trình, hóa đơn chứng từ, đề nghị thanh toán…, kèm theo quá trình chờ đợi để phê duyệt qua nhiều ban, phòng khác nhau. Đây là một điểm yếu dẫn đến việc vận hành doanh nghiệp trở nên khá cồng kềnh và chậm chạp. Chuyển đổi số như một công cụ để thay đổi cách thức làm việc, giúp cho quá trình vận hành trở nên nhanh gọn hơn, thuận tiện hơn.
Chuyển đổi số là định nghĩa chung cho việc số hóa các quy trình của doanh nghiệp, trong đó có ứng dụng phần mềm về quản lý nhân sự, tài chính kế toán, sản xuất, quản lý bán hàng, quản lý mối quan hệ với khách hàng… Đối với khối back office, đặc biệt với các ban phòng chủ yếu xử lý các công việc liên quan đến thủ tục hành chính thì cần thiết phải có E-Office. E-Office sẽ giúp số hóa quy trình về mặt hành chính, giảm thiểu in ấn giấy tờ, đồng thời giúp cho phối hợp giữa các cá nhân, giữa các ban phòng trở nên trơn tru, thuận lợi.
Có thể nói, với E-Office, Alphanam sẽ trở thành một môi trường làm việc Paperless office (Văn phòng không giấy), việc sử dụng giấy được loại bỏ hoặc giảm đáng kể. Thay vì tiêu tốn một số lượng khổng lồ giấy in hàng năm, thì khi ứng dụng chuyển đổi số, các bước cơ bản của quá trình làm việc sẽ được tối giản hóa và thực hiện trên phần mềm. Trong thời điểm dịch bệnh COVID-19 diễn biến phức tạp như hiện nay, đây là sự thay đổi rất phù hợp, tiết kiệm thời gian và đảm bảo an toàn cho tất cả mọi người.
THAY ĐỔI TẠO RA SỰ KHÁC BIỆT
Đối với các doanh nghiệp lớn như Alphanam Group, việc ứng dụng các chuyển đổi số là câu chuyện bức thiết. Ngoài yếu tố về đội ngũ nhân lực tinh nhuệ, cần một hệ thống đủ tinh gọn và hiện đại để có thể đi nhanh và đi xa trong hành trình 25 năm tiếp theo.
Trên thực tế, E-Office được manh nha tại Alphanam từ năm 2019, xuất phát từ hiện trạng về việc vận hành khi Ban Lãnh đạo tập đoàn nhận ra quy trình làm việc của khối văn phòng có nhiều hạn chế và khó cho việc quản trị, bởi vậy rất cần một công cụ để quản lý luồng công việc, và E-Office được đề xuất xem xét triển khai. Ban CNTT đã làm việc với các bộ phận/ban/phòng để khảo sát hiện trạng, mô hình đang vận hành, từ đó đưa ra phạm vi ứng dụng và triển khai E-Office hiệu quả nhất.
Ban Lãnh đạo đã ban hành quyết định thành lập Ban Triển khai phần mềm văn phòng điện tử E-Office vào Quý IV/2020. Đến Quý I/2021, song song với việc thu thập thông tin từ các ban/phòng, những “chiến binh” của Ban Triển khai E-Office đã tiến hành đánh giá và lựa chọn một vài đơn vị cung cấp trên thị trường có đủ năng lực và giải pháp đáp ứng được yêu cầu số hóa môi trường làm việc của Alphanam Group, với đặc trưng về số lượng ngưởi dùng đông đảo và kết nối nhiều địa điểm trên cả nước.
Những luồng xử lý công việc được thực hiện trên E-Office sẽ gắn với quy trình được định nghĩa sẵn, bao gồm các bước, các quy định, bộ phận ban/phòng tham gia. Người lao động sẽ nhanh chóng nắm bắt được nhiệm vụ, và các cấp lãnh đạo sẽ theo dõi được tổng quan toàn bộ quá trình để sao sát và có những đánh giá chính xác nhất.
Việc ứng dụng E-Office còn rất thuận tiện đối với các nhân sự mới. Trong quá trình hoạt động hơn 1/4 thế kỷ của Alphanam Group, đã có rất nhiều quy định được ban hành, thậm chí có những quy trình được sửa đổi rất nhiều lần. Hiện nay, chúng ta đang tổ chức theo mô hình một ổ chung lưu trữ để chia sẻ các thông tin cần thiết đến CBNV, tuy nhiên việc tìm kiếm, khai thác tài liệu tốn khá nhiều thời gian nếu không được sắp xếp một cách khoa học, đặc biệt với các thành viên mới gia nhập tập đoàn. Ngược lại, khi CBNV truy cập vào phần mềm E-Office và lựa chọn danh mục đã được định nghĩa sẵn trong phần mềm, quy trình sẽ tự động áp dụng và dễ dàng để sử dụng.
BÀI TOÁN NAN GIẢI: ỨNG DỤNG E-OFFICE ĐỂ THAY ĐỔI THÓI QUEN NGƯỜI DÙNG
Theo lý thuyết, việc ứng dụng E-Office đối với người dùng liên quan trực tiếp đến trình độ sử dụng công nghệ thông tin và các yếu tố kỹ thuật. Nhưng thực tế không chỉ đơn giản như vậy, bởi từ thói quen giao tiếp và làm việc hiện nay chuyển sang hình thái mới quá đột ngột sẽ rất dễ gây ra tình huống “dùng luật mới quản lý xã hội cũ”.
Yếu tố khó nhất để thay đổi chính là tư duy và thói quen của người sử dụng. Tại Alphanam, với người trẻ tuổi thường xuyên tiếp cận mạng xã hội, điều này có thể khá dễ dàng. Nhưng với những người có độ tuổi lớn hơn, các phần mềm số hóa có thể còn xa lạ, không thể trong thời gian ngắn để tiếp nhận ngay và hiểu hết thông tin.
Giải pháp mà Ban CNTT đề ra, đó là phối hợp với Phòng Chất lượng Đào tạo tổ chức các buổi chia sẻ kiến thức ở mức cơ bản và phổ biến lợi ích của việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong quá trình làm việc.
Trên thực tế, trong quá trình từ Quý IV/2020, Ban CNTT đã nhận được những chỉ đạo về phía Ban Lãnh đạo tập đoàn về việc ứng dụng một số công cụ hiện đại để Đại gia đình Alphanam thích nghi dần với môi trường làm việc số hóa: Ứng dụng hỗ trợ CNTT gửi qua website hoặc email, website quản lý phòng họp, phần mềm quản lý tài sản, phần mềm quản lý đào tạo…
Ngoài việc đào tạo theo lớp (40 – 50 người/lớp), các thành viên của Ban CNTT sẽ hỗ trợ từng cá nhân một cách chi tiết trong quá trình sử dụng.
Quan trọng hơn cả, các thành viên trong Tập đoàn Alphanam sẽ được chia sẻ về lợi ích và tầm quan trọng của việc sử dụng E-Office, đây không chỉ đơn giản là sự chuyển đổi mang tính thức thời, mà còn thể hiện sự nhân văn đối với môi trường sinh thái của Alphanam. E-Office là sự đầu tư mang tính lâu dài, cũng là sự đảm bảo cho mục tiêu phát triển bền vững của Alphanam Group.
Việc sử dụng các phần mềm hiện đại đang trở thành lựa chọn ưu tiên của một số doanh nghiệp trên thế giới nhằm hạn chế sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường. E-Office có thể ứng dụng cho hầu hết cho tất cả các phòng ban của Alphanam Group. Đây là một sự thay đổi toàn diện, có thể coi là một cuộc “cách mạng” về công nghệ.
Trong bức tranh chuyển đổi số cho Alphanam còn nhiều hạng mục khác cần hoàn thiện, điển hình như phần mềm quản lý quan hệ khách hàng, quản lý dự án, quản lý mua hàng/bán hàng, IT-Ticket, quản lý tài sản, quản lý đào tạo, quản lý phòng họp… Trong lộ trình sắp tới của Alphanam Group, Ban CNTT sẽ tiếp tục nghiên cứu và triển khai để bức tranh đó được thể hiện một cách đầy đủ và toàn diện. Đặc biệt, Ban CNTT đã lên kế hoạch xây dựng lại hạ tầng CNTT cho Alphanam. Kế hoạch này được Ban Lãnh đạo rất ủng hộ và tạo điều kiện tối đa, trong tháng 6 sẽ tiến hành nâng cấp hạ tầng theo tiêu chuẩn quốc tế. Hạ tầng này đảm bảo cho Alphanam phát triển tốt nhất trong vòng 5 năm tới và bảo mật tối đa thông tin cho người dùng, đặc biệt trong thời đại các lỗ hổng về an ninh mạng đang trở thành một vấn nạn.
