Về mảng vận hành hệ thống, năm 2021 đánh dấu công tác triển khai nâng cấp toàn bộ hạ tầng CNTT của Alphanam. Kế hoạch và các phương án triển khai đã được khởi động từ năm 2020, đến tháng 6/2021 về cơ bản đã hoàn thành thành công. Hành trình này là tiền đề để đến đầu Quý III/2021, quá trình “work from home” của người Alphanam có thể diễn ra suôn sẻ và liên kết chặt chẽ với hệ thống VPN của tập đoàn.
Hiện nay, Ban CNTT đang quản trị hoàn toàn hệ thống máy chủ của tập đoàn, từ việc xây dựng giải pháp quản trị thiết bị, tính toán về kế hoạch gia tăng trong kinh doanh cũng như gia tăng về số lượng nhân sự. Ban CNTT đã tiến hành nâng cấp để đảm bảo ít nhất trong vòng 2 – 3 năm tới, hệ thống CNTT đáp ứng được yêu cầu làm việc của đội ngũ nhân sự.
Song song với kế hoạch đó, Ban CNTT cũng đã tiến hành nâng cấp máy tính cho các Cán bộ Nhân viên (CBNV), thực hiện tất cả 3 đợt nâng cấp tính từ cuối năm 2020 đến đầu năm 2021. Trước đây, công tác này được tiến hành một cách nhỏ lẻ theo dạng thức “ai cần thì nâng cấp”, nhưng 2021 đã đánh dấu sự thay đổi lớn: Ban CNTT rà soát hàng loạt và thực hiện nâng cấp máy móc theo từng giai đoạn một cách bài bản. Theo con số thống kê, Ban CNTT đã nâng cấp cho 75 bộ máy tính trong vòng 60 ngày.
Tháng 4/2021, Alphanam chuyển đổi thành công giải pháp về email của tập đoàn, từ giải pháp mã nguồn mở với kích cỡ nền tảng công nghệ cũ lên nền tảng của Microsoft Office 365. Có thể coi đây là một “bước ngoặt” đối với Alphanam, người Alphanam sẽ sử dụng công cụ Microsoft Office 365 để trao đổi công việc và truyền thông cho tập đoàn.
Về mảng phát triển phần mềm ứng dụng, Ban CNTT đã phối hợp cùng Khối Kế toán để triển khai phần mềm mới, thay vì dùng phần mềm cũ từ cách đây hơn 10 năm thì hiện tại đã chuyển sang nền tảng mới: Fast Business online. Tính đến thời điểm cuối tháng 10/2021, công tác thay đổi đã hoàn thành 80%, phần mềm đã áp dụng cho 27 công ty và toàn bộ khối kế toán. Dự kiến, đến cuối tháng 11/2021 phần mềm sẽ được ứng dụng một cách rộng rãi.
Bên cạnh đó, Ban CNTT đã phối hợp cùng Ban Hành chính để xây dựng phần mềm Quản lý Tài sản. Đây là giải pháp do Ban CNTT tự phát triển dựa trên khảo sát quản lý tài sản, được khởi chạy từ tháng 3/2021. Đây là điều chưa từng có tiền lệ của tập đoàn, trước đây mọi thao tác quản lý tài sản như dán nhãn, kiểm kê, báo cáo… đều tiến hành thủ công trên Excel, thì giờ đã được thực hiện hoàn toàn trên phần mềm.
Nói về các phần mềm được Ban CNTT thực hiện trong năm 2021, không thể không nói về E-OFFICE – phần mềm Ứng dụng phát triển văn phòng điện tử. Đến thời điểm cuối năm 2020 – giữa năm 2021, Ban CNTT đã hoàn thành để sẵn sàng triển khai, bắt đầu từ Quý III đưa vào sử dụng. E-OFFICE nằm trong kế hoạch chuyển đổi số của tập đoàn, có thể ứng dụng cho hầu hết cho tất cả các phòng, ban của Alphanam Group. Đây là một sự thay đổi toàn diện, có thể coi là một cuộc “cách mạng” về công nghệ. Đến ngày 25/10/2021, 100% người Alphanam đã được đào tạo và đưa E-OFFICE vào sử dụng.
Ngoài ra, phần mềm Quản lý đào tạo E-LEARNING là một thành quả quan trọng của Ban CNTT trong năm 2021. Trước đây, công tác đào tạo được tiến hành thủ công trong tất cả các công đoạn: đăng ký, quản lý lớp, tổ chức lớp… gây ra nhiều bất tiện cho cả giảng viên và học viên. Đến tháng 4/2021, Ban CNTT đã phát triển một website phục vụ cho việc quản lý đào tạo có tên E-LEARNING, CBNV có thể đăng ký, theo dõi thông tin về các lớp học một cách tiện lợi và nhanh chóng hơn. 100% ban, phòng đã được đào tạo và sử dụng tốt E-LEARNING tính đến thời điểm hiện tại.
Đặc biệt, phần mềm Hợp đồng điện tử và Ký số được Tổng giám đốc Minh Nhật chỉ đạo thực hiện vào đầu Quý II/2021 đã được Ban CNTT triển khai ngay lập tức, đến cuối Quý III và đầu Quý IV đã hoàn thành. Hiện tại, Alphanam đã có một phần mềm ký hợp đồng điện tử với đối tác, khách hàng và đang được 4 công ty áp dụng là CTCP Thang máy FUJIALPHA, CTCP Liên doanh ALPEC, CTCP Alphanam E&C, Công ty CP Delta Việt Nam. Chỉ trong vòng 15 ngày (từ ngày 7/10/2021), đã có gần 40 hợp đồng lớn được gửi đi thông qua phần mềm Hợp đồng điện tử & Ký số, và con số đó đang tăng lên từng ngày.
Để nói về thành quả Ban Hành chính cảm thấy tự hào trong năm 2021, không thể không nhắc đến sự cải tiến trong công tác thanh toán chi phí vận hành. Trước đây, công tác thanh toán cho nhà cung cấp đôi lúc sẽ gặp một số vướng mắc về thủ tục, hồ sơ và tiến độ, ảnh hưởng đến sự phối hợp giữa các phòng ban. Từ cuối năm 2020 Ban Hành chính đã làm việc cùng Ban Kế toán, Ban Tài chính để ban hành các quy định về hồ sơ thanh toán và thời hạn thanh toán, giúp cho việc làm thủ tục thanh toán được rõ ràng, nhanh gọn, thống nhất hơn và đặc biệt là đúng tiến độ đã đề ra. Theo kết quả KPI của 3 quý đầu năm 2021, số lượng các hạng mục thanh toán đúng tiến độ chiếm trên 95% tổng các hạng mục thanh toán.
Tiếp đó, Ban Hành chính đã cải thiện quy trình cấp phát văn phòng phẩm. Nếu như trước đây, việc cấp phát văn phòng phẩm diễn ra tự phát, không theo quy định về thời gian và định mức cấp phát, dẫn tới hệ quả là cấp phát chậm trễ và chưa tiết kiệm chi phí cho công ty. Từ đầu năm 2021, Ban Hành chính đã ban hành mới quy trình về cấp phát văn phòng phẩm và áp dụng triệt để định mức cấp phát 15.000đ / CBNV (chưa bao gồm giấy in). Theo kết quả KPI của 3 quý đầu năm 2021, việc cấp phát văn phòng phẩm đã đạt đúng tiến độ, cấp phát kịp thời, đầy đủ cho CBNV và theo đúng định mức đề ra.
Ngoài ra, Ban Hành chính tự hào về một năm 2021 ghi dấu việc tổ chức tốt công tác gửi thư mời cho kỳ tổ chức Đại hội đồng cổ đông năm 2021. Ban Hành chính đã phối hợp chặt chẽ với Ban Pháp chế để gửi thư mời không những đúng kế hoạch đề ra và còn sớm hơn 1,5 ngày so với mục tiêu ban đầu.
Đặc biệt, xuyên suốt năm 2020 và năm 2021, các thành viên Ban Hành chính vẫn đang duy trì việc triển khai Chiến dịch 5S tại trụ sở 47 Vũ Trọng Phụng, với mong muốn 5S không chỉ là một chương trình ngắn hạn mà sẽ trở thành một yêu cầu và thói quen thường trực của CBNV. Ban Hành chính đã phối hợp với Ban Nhân sự, Ban Marketing và Phòng Chất lượng Đào tạo ban hành chính thức các tiêu chuẩn 5S và chế tài kèm theo quy định đến CBNV để thống nhất thực hiện. Năm 2021 hứa hẹn vẫn sẽ là một năm có nhiều thành công mới đối với Chiến dịch 5S.
“Ban Hành chính quyết tâm tăng tốc” – đó là lời khẳng định của Ms. Trần Thị Hoài Hương – Phó Ban Hành chính. Những thành tích của năm 2021 mà Ban Hành chính đạt được đã chứng minh câu nói đó hoàn toàn có cơ sở: ban hành bộ cam kết chất lượng dịch vụ hành chính cho tất cả các vị trí thuộc Ban Hành chính, góp phần quy chuẩn hóa dịch vụ hành chính cho từng nhân viên, từng vị trí, làm tư liệu quan trọng để đưa các dịch vụ hành chính lên phần mềm E-Office; lên phương án và tổ chức chuyển máy tính, tài liệu theo đúng tiến độ được phê duyệt, phục vụ thời gian CBNV làm việc tại nhà…
Trong thời điểm dịch COVID-19 bùng phát, vai trò của Ban Hành chính càng được thể hiện rõ nét. Kết hợp với Phòng Chất lượng Đào tạo, Ban Hành chính đã tổ chức các chương trình đào tạo về tác phong lái xe chuyên nghiệp, đặc biệt là cuộc thi trực tuyến về kiến thức luật giao thông, nâng cao dịch vụ. Đây là một hình thức đào tạo mới để kịp ứng biến với tình hình dịch bệnh và phù hợp với tính chất công việc của các lái xe.
Bên cạnh đó, Ban Hành chính đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ hỗ trợ công tác hậu cần cho chương trình Siêu thị mini 0 đồng được vận hành bởi Alphanam Green Foundation tổ chức tại hai huyện Thanh Oai và Phú Xuyên. Ngay khi văn phòng 47 Vũ Trọng Phụng bị phong toả trong thời gian dịch bệnh diễn biến căng thẳng nhất (25/8 – 27/08), các thành viên Ban Hành chính đã hỗ trợ hậu cần cho CBNV trong những ngày ở lại cách ly tập trung, với các hoạt động như mua sắm và hỗ trợ việc giao nhận nhu yếu phẩm tiếp tế; làm việc với cơ quan chức năng về các thủ tục xét nghiệm và khai báo liên quan…
Không thể không nói về hoạt động tổ chức tiêm chủng vaccine COVID-19 của Ban Hành chính cho 90% CBNV Tập đoàn Alphanam làm việc tại Thành phố Hà Nội, bao gồm làm việc với cơ quan chủ quản để đăng ký tiêm, thông báo lịch tiêm, in ấn phiếu tiêm, trực hỗ trợ tại địa điểm tiêm, hỗ trợ tiếp tục cho các trường hợp chưa tiêm được… đối với cả hai lần tiêm. Ban Hành chính cũng là ban phụ trách việc ban hành giấy đi đường theo quy định để đảm bảo CBNV văn phòng Hà Nội được đi lại hợp pháp, đem lại sự yên tâm nhất định cho người Alphanam.
Trong mùa dịch, các công tác như làm việc với các cơ quan chức năng để chuẩn bị hồ sơ, thủ tục các chuyến công tác của Ban Lãnh đạo và CBNV trong mùa dịch, đặc biệt là các chuyến công tác Quy Nhơn để nghiệm thu Phòng cháy chữa cháy dự án Altara Residences Quy Nhơn; quyết định công tác, giấy đi đường, test Covid, thẻ xanh vaccine, bố trí xe và thanh toán xăng xe đi lại… đều hoàn thành đúng tiến độ đã đề ra.
